Con el paso del tiempo y el avance de la tecnología, los SGD o Sistemas de Gestión Documental, se han convertido en un factor clave dentro de las organizaciones. El aumento de la información generada por las empresas y el deterioro de los antiguos sistemas de almacenamiento ha obligado a crear un nuevo modelo para recopilar los documentos de forma ágil y ordenada. AuraQuantic proporciona un sistema único y eficaz para la gestión de documentos internos, acompañado de un potente motor de procesos
La plataforma Low-Code AuraQuantic ofrece multitud de funcionalidades que generan importantes beneficios en las empresas que lo utilizan, como el aumento de la productividad o el ahorro de costes. Entre estas funciones se encuentra la gestión documental, que proporciona mejoras significativas en sus procesos documentales. Pero ¿en qué consiste la gestión documental que incorpora AuraQuantic y qué beneficios proporciona?
¿Qué es la gestión documental?
Organizar la información es uno de los factores determinantes del éxito empresarial. La gestión de documentos consiste en un conjunto de prácticas y procedimientos utilizados en la administración de archivos dentro de una organización con el objetivo de organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente.
El sistema de gestión documental (SGD) de AuraQuantic pone a disposición de los usuarios una estrategia de gestión segura, eficiente y adecuada en función de sus necesidades. La puesta en marcha de esta funcionalidad de AuraQuantic se realiza con el fin de:
1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, recepción ubicación, acceso y preservación de los documentos.
2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente, teniendo en cuenta la gobernanza de datos, recogida en la Ley 4. Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
4. Centralizar la documentación y asegurar su acceso a todos los empleados.
Síntomas de que su empresa necesita el gestor documental de AuraQuantic
La transformación digital ha acelerado el proceso de digitalización de documentos en la mayoría de las empresas, pero todavía se siguen realizando determinadas acciones que ralentizan los procesos, disminuyen la productividad laboral y aumentan el tiempo de espera de los clientes. Entre los síntomas que demuestran que su organización necesita un sistema de gestión documental como el de AuraQuantic, se encuentran los siguientes:
- Uso excesivo de papel: facturas, tickets de gasto, nóminas, etc.
- Gran cantidad de documentación duplicada.
- Hojas de Excel con mucha información, donde se desconoce la última modificación del documento y su responsable.
- Documentación descentralizada que genera la necesidad de obtener más copias.
Estas acciones que sí pueden ser digitalizadas, evitarían el uso excesivo del papel y todo lo que ello supone: deterioro de los documentos, pérdida de espacio debido a las grandes cantidades de archivos almacenados, búsquedas lentas y menor control de la información, mayor posibilidad de pérdida, etc.
Funciones del sistema de gestión documental de AuraQuantic
El sistema de gestión documental de AuraQuantic cubre gran parte de las necesidades de la empresa y realiza el proceso de forma organizada y planificada. No se trata de una aplicación independiente, sino que va acompañado de un gestor de flujos de proceso que otorga a los documentos capacidades adicionales, dotándolos del dinamismo que se requiere. En definitiva, permite que un documento tenga capacidades extra para que pueda realizar acciones automáticas por sí mismo. Este sistema tiene una capacidad de almacenamiento ilimitada y permite:
✔ Capturar documentos sin importar la fuente.
✔ Integrarse con los diferentes sistemas existen.
✔ Eliminar la introducción manual de los datos y beneficiarse de repositorios de larga vida.
✔ Crear automáticamente y administrar copias de seguridad.
✔ Controlar la aprobación de los documentos, establecer plantillas base y especificar los datos que contiene cada archivo.
✔ Recibir alertas sobre cualquier incidencia.
✔ Crear diferentes vistas de la biblioteca para consultar rápida y fácilmente los documentos de diferentes formas. Para cada una de ellas, se puede determinar el número de columnas que se mostrarán y en qué orden, los documentos que deben aparecer, las agrupaciones, los totales, los estilos, etc.
✔ Integrar los procesos para que los documentos y archivos aparezcan automáticamente cuando sea necesario.
✔ Disfrutar de resultados de búsqueda instantáneos y encontrar rápidamente el archivo que se está buscando.
Además, la gestión documental de esta plataforma Low-Code incluye AuraQuantic File System, que permite gestionar todos los documentos (textos, imágenes, vídeos, etc.) de una organización de forma integrada y global, que contribuye a mejorar el rendimiento empresarial con grandes volúmenes de documentos. Por otro lado, también incluye diferentes tipos de firmas digitales durante el flujo de trabajo que cumplen con los estándares del mercado.
Beneficios del sistema de gestión documental de AuraQuantic
Con AuraQuantic todos sus documentos estarán bajo control. Disponer de un buen sistema genera muchos beneficios en las empresas, pero ¿qué puede aportar la gestión documental de AuraQuantic? ¿Cómo va a mejorar la situación empresarial actual? Existen varias razones por las que empezar a utilizar esta funcionalidad:
1. Información centralizada en un solo lugar
Mediante la gestión de documentos de AuraQuantic todos los empleados pueden crear, gestionar, modificar o trabajar con archivos independientemente del lugar en el que se encuentren y el equipo que utilicen.
2. Cumplimiento de las normativas de seguridad
Con este sistema de gestión documental aumenta la seguridad sobre los equipos y documentos de una empresa. De esta forma, si sucede algún accidente que impida el acceso a los ordenadores o se produjera un ciberataque, los archivos guardados en la nube podrán ser recuperados sin problemas. Así mismo, también se garantiza el cumplimiento de normas como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
3. Ahorro de costes
Utilizar AuraQuantic supone un ahorro de costes desde el primer momento. Por una parte, con esta plataforma no necesitará contratar un sistema de gestión documental aparte, ya que va incluido en el precio. Además, se evitarán gastos asociados al papel, ya que toda la documentación estará digitalizada.
4. Aumento de la productividad
Este sistema supone un aumento de la eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de archivos. Además, garantiza un rápido y seguro acceso a los documentos de la empresa, reduciendo tiempos de búsqueda y respuesta.
5. Mayor estructuración de los datos
Con el sistema de gestión documental se pueden establecer criterios personalizados en función de las necesidades de la empresa, que permitirán estructurar los archivos y localizarlos de forma rápida.
6. Trabajo en equipo y movilidad
La continua mejora de las tecnologías junto a la situación actual generada por la pandemia de la covid-19, ha provocado que el teletrabajo sea ya una realidad en gran parte del ámbito empresarial. Es por ello que, la puesta en marcha de este sistema de gestión documental permite a cualquier miembro del equipo estar conectado en cualquier momento y lugar, pudiendo acceder a los documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
