Optimizar el control de gastos es un desafío central para una empresa que busque mejorar su rentabilidad y su sostenibilidad a lo largo del tiempo. A fin de lograr un mayor margen de ganancias y para reducir los gastos excesivos que son innecesarios, resulta fundamental monitorear y analizar sus gastos de manera continua.
La principal manera de reducir los costos innecesarios es a través de una buena gestión de gastos y al combinar técnicas financieras y tecnológicas modernas. Ya sea usando el análisis detallado de los informes financieros o herramientas digitales como la inteligencia artificial, las empresas logran avances considerables en su gestión de los recursos al mejorar los medios de control que aplican.
Por lo tanto, a continuación, en el siguiente artículo vamos a explicar cuál es la forma más eficiente de hacer un control de gastos. Así como también vamos a comentar cuáles son los principales factores que se deben tener en cuenta en este sentido, a fin de tener una mejor gestión y obtener resultados más eficientes en menos tiempo.
¿Cómo llevar un control de gastos eficiente?
A fin de llevar un control de gastos eficiente, es fundamental comenzar registrando cada gasto, sin importar su tamaño. Además, es recomendable utilizar aplicaciones o herramientas digitales que faciliten el seguimiento diario. Estas aplicaciones también permiten categorizar los gastos en diferentes áreas, como insumos, transporte, sueldos, impuestos, etc. Esto sirve para identificar las categorías donde es posible reducir el gasto y optimizar tu presupuesto.
La disciplina y consistencia son clave para mantener un control de gastos efectivo. Evitar los gastos impulsivos y enfocarse en los objetivos a largo plazo es muy útil para mantener el rumbo. Por último, es recomendable aprovechar las herramientas financieras disponibles, como aplicaciones de presupuesto o planillas de Excel, que pueden facilitar el seguimiento y análisis de tus gastos.
Algunos de los puntos clave más importantes que te recomendamos son los siguientes:
● Registrar todos los gastos.
● Categorizar los gastos.
● Establecer un presupuesto.
● Revisar y ajustar regularmente.
● Utilizar herramientas digitales para facilitar esta tarea
¿Puede fallar el cálculo de un presupuesto estipulado previamente?
Toda actividad humana puede fallar. Incluso los presupuestos mejor planificados pueden sufrir cambios de último momento debido a modificaciones de los precios, al surgimiento de gastos imprevistos para solucionar problemas o por motivos muy diversos. Es por esta razón que conviene siempre tener un margen de error para poder acomodar mejor estos espacios extra en los presupuestos.
Nunca se debe calcular de forma ajustada el gasto sobre un presupuesto que es variable y mucho menos se debe hacer sobre los costos destinados para los empleados. Asimismo, también es necesario llevar una cuenta de estos gastos imprevistos, de la previsibilidad del presupuesto y de los cambios, a fin de ajustar los presupuestos en un futuro.
Herramientas digitales que ayudan a controlar los gastos
A fin de mantener mejor gestionados los gastos que tiene cada equipo o cada trabajador en una empresa, hay recursos digitales que resultan mucho más convenientes y efectivos. Por ejemplo, al utilizar herramientas como Qonto es posible llevar a cabo las siguientes funciones:
● Emitir tarjetas físicas y virtuales con un límite de tiempo o de dinero en el que se pueden usar. Existe una opción de tarjetas “Instant” que se desactivan al llegar a un tope de dinero o de tiempo de uso.
● Aprobar los gastos adicionales por parte de cada equipo o de cada persona en una empresa. Estas solicitudes tienen control en tiempo real y llegan directamente al teléfono o a los dispositivos personales de los administradores de tesorería.
● Automatizar la digitalización de los tickets y facturas a través de fotos con dispositivos móviles.
Estos recursos pueden parecer simples, pero en la práctica ahorran mucho tiempo y permiten tener resultados mucho más eficientes al reducir los gastos imprevistos y al ayudar a gestionar mejor los gastos corrientes. Al realizar un control consciente de todos los gastos que se producen en una empresa es posible aumentar los márgenes de ganancias incluso más altos y también es posible evitar modificaciones mayores a los presupuestos destinados para cada periodo.
Por lo tanto, en conclusión, resulta fundamental contar con herramientas que ayuden a llevar un control mucho más eficaz y preciso de absolutamente todos los gastos que se realicen. Así como también la autogestión de cada empleado es una forma mucho más eficiente de hacer que se respeten los presupuestos y que se eviten gastos desmedidos sin necesidad absoluta.
